ERP
La compra de un sistema de gestión empresarial, afortunadamente, no es algo que se haga todos los días. Por eso, si estás buscando un software para planificar los procesos de tu empresa, es posible que te desborde la cantidad de información con la que te encuentres en los primeros momentos. Una de las preguntas clave, o uno de los mayores miedos al principio, es saber cuánto va a costar, es decir, cuál va a ser realmente el precio del ERP y si va a tener los temidos costes ocultos.
¿Cuánto cuesta implantar un ERP? ¿Cómo se puede obtener una valoración correcta? ¿Es fácil determinar el coste de una implantación? ¿Quieres comparar adecuadamente las distintas ofertas?
Entiendo lo importante que es aligerar esa carga, por eso hoy quiero hablarte de cómo invertir en un ERP manteniendo los costes bajo control y eliminando los temidos precios ocultos.
Se denominan precios o costes ocultos a aquellos elementos que no aparecen en una oferta inicial, pero que son necesarios durante el proyecto, por lo que siempre se acaba teniendo que pagar por ellos.
Muchos proveedores no incluyen estas cuestiones para rebajar el precio de la oferta inicial y hacer que parezca mucho más barata de lo que en realidad es.
¡Ten cuidado! Tu ERP puede venir con costes ocultos, algo que supondrá que el ERP acabe costando mucho más dinero que el indicado en la oferta inicial.
El problema es que los costes ocultos encarecen el precio del ERP y alteran el presupuesto fijado desde el principio. Lamentablemente, es algo bastante habitual y no suele ser fácil identificarlos.
Quiero mejorar tus criterios de búsqueda para que entiendas el porqué de estos costes y puedas reducir el impacto del marketing, añadir conocimiento y, sobre todo, no perder el objetivo inicial que motivó tu búsqueda. Por eso, a continuación te muestro un vídeo que te ayudará a identificar los costes ocultos en las ofertas de ERP. Así conocerás qué aspectos debes tener en cuenta y podrás evitar impactos económicos no deseados.
Creo que buscas unificar todos los procesos de tu empresa para tener esa deseada visión global de todo lo que sucede en tiempo real.
Pero también querrás asegurar tus costes para mantener las ventajas de implantar un ERP especializado y no hacerlo a cualquier precio.
Es una de las prácticas más comunes. La idea habitual es: “no necesitas todas las funcionalidades y, si más adelante descubres que quieres más, se te irán incorporando poco a poco”. Esto es un gran error, porque aparentemente reduce el nivel de inversión al generar presupuestos muy competitivos. Sin embargo, con el tiempo se descubre que, para sistematizar la empresa, se necesita el ERP al completo, por lo que se acaban comprando todos los módulos, con el coste añadido que eso supone y que incrementa notablemente el precio final.
Se trata de los conocidos desarrollos a medida. Si en la etapa de análisis del sistema se detecta que no cubre todas las áreas necesarias, hay que desarrollarlas. Dependiendo de la profundidad del desarrollo, esto puede suponer mucho tiempo y dinero, ya que normalmente se trabaja por horas. Entre el análisis, el prototipado, el desarrollo, las pruebas y la puesta en marcha, el precio del ERP puede variar considerablemente y, además, no suele ser posible hacer una estimación fiable desde el inicio.
A esto se suma un problema añadido: la efectividad de los desarrollos. La persona que los realiza sabe de programación, pero ¿conoce realmente tu negocio? En este punto intervienen tanto informáticos que desarrollan módulos o sistemas a medida como técnicos que amplían ERP estándar.
Una personalización es un mini-desarrollo: un formato, un informe, una configuración o una alerta. En ningún caso supone el desarrollo de un módulo completo o de una nueva área. Esta diferencia es muy importante conocerla. Contar desde el principio con una estimación del coste de estas personalizaciones es una gran ayuda para que el precio final del ERP se acerque al fijado en la oferta inicial.
Este punto está estrechamente ligado a los desarrollos a medida. Cuantas más carencias funcionales tenga el sistema, más tiempo será necesario dedicar y mayor será la inversión. En muchos casos, el presupuesto inicial no incluye las formaciones, lo que implica nuevos costes y un aumento del precio final del ERP.
Otro problema habitual es la licencia por número de usuarios. Cualquier modificación en la cantidad de usuarios implica nuevos costes añadidos.
Independientemente del sector al que pertenezcas y del proveedor al que compres el software de gestión, ten en cuenta estos factores. Te ayudarán a valorar cuál será el precio final del ERP y a tomar una mejor decisión.
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