Mucho hablamos de implementar un ERP por licenciamiento de módulos, pero pocas veces se habla de cómo funcionan realmente este tipo de licencias, cuándo se utilizan y cuáles son las consecuencias reales.

En este artículo profundizaremos sobre los problemas y los riesgos de trabajar con módulos y programas para áreas aisladas.

Empecemos por el principio ¿Qué es un Módulo?
Un módulo es un software que se utiliza para gestionar un área muy concreta de la empresa. Hay muchos tipos, ya que hay módulos por cada departamento y sectores. Como, por ejemplo:

CRM

Ofertas

Producción

Finanzas y contabilidad

Almacén

Recursos Humanos

Logística

Proyectos

Cadena de suministro

Fichajes de personal

Gestión documental

Business Intelligence

¿Cuándo se implementa un módulo?

Normalmente existen dos orígenes para el uso y búsqueda de módulos:
1) Cuando una empresa busca deliberadamente un módulo.
2) Cuando una empresa busca un ERP pero el proveedor le ofrece módulos.

Una empresa busca un módulo

Esto es algo muy común en el día a día de las empresas. De hecho es lo que suele decir “la lógica progresiva” de las personas. Tengo un problema puntual y busco un programa que lo solucione. En ese momento no hay visión global ni a largo plazo, ya que se necesita ir “poco a poco” resolviendo los problemas uno a uno, conforme surjan.

Sin embargo, esto solo funciona a corto plazo, ya que trabajar con módulos impide tener una visión global de los procesos de la empresa (visión 360) porque sólo responde ante áreas parciales no integradas.

Conoce la historia de Juan

Juan es el gerente de una industria desde hace más de 18 años y, desde entonces, no para de innovar. Todo el rato está pensando cómo mejorar un proceso o cómo mejorar la calidad de los servicios, y ese entusiasmo, se nota en sus servicios y en su producto, ya que la empresa no para de crecer.

Sin embargo, los problemas de gestión de su empresa los ha ido solventando poco a poco: Un día creó unas plantillas de Excel para mejorar la forma de ofertar y diseñó otras plantillas para enviar las ofertas; después, implantó un ERP para llevar la administración de la empresa; más tarde, contrató a un informático que le desarrolló un software para gestionar la calidad y las subcontrataciones…

Gestionaba la empresa utilizando múltiples herramientas y, aunque parecía que todo estaba controlado, Juan sentía que no era suficiente.

Hace un par de años, todo mejoró para Juan. Cada vez había más proyectos, una maravilla… Tocaba crecer, ampliar la empresa, incorporar más gente al equipo y poner en marcha esta nueva etapa.

Por fin, el sueño de Juan daba sus frutos.
Juan tenía que asegurarse que todo funcionase bien y era muy difícil planificar los trabajos y tener todo bajo control. El control de costes de cada proyecto en la contabilidad, llegaba cuando todo ya se había facturado, por lo que siempre era tarde para poder actuar.

Juan se dio cuenta de que estaba perdiendo el control, que los mecanismos de gestión que tenía establecidos ya no eran suficientes, había subido un escalón y aunque la estructura de Proyectos especiales S.A. era más grande, tenía un grave problema: el esfuerzo era cada vez mayor y le robaba, literalmente, horas valiosas de su tiempo laboral y de su vida personal. Nunca llegaba a tiempo a nada.

Tenía una necesidad enorme de organizarse pero no sabía cómo, hasta que descubrió que su problema era la necesidad de incorporar todos sus procesos en un solo sistema y dejar muchas de esas herramientas que le habían servido pero que ya no daban más de sí.

Había llegado el momento de SISTEMATIZARLO TODO.

Un proveedor ofrece módulos

Esto sucede cuando una empresa busca un ERP y el proveedor ofrece módulos. ¿Cuál es el motivo? Bajar el precio de la oferta económica. Se hace únicamente por eso, porque hasta el análisis dentro del proyecto no sabrás realmente cuáles son las áreas que realmente vas a necesitar.

Cuantos menos módulos te ofrezcan, más barata será la oferta

El problema viene después, durante el proyecto de implantación, cuando la empresa descubre que necesita más módulos y los va comprando uno a uno… ahí es cuando se descubre que el ERP es bastante más caro de lo que habían dicho al principio y donde salen más propuestas de desarrollos, el módulo puede que no esté completo o sólo te sirva parcialmente.

Por más que te esfuerces, nunca acertarás con los módulos que necesites hasta que se realice el análisis del proyecto

Esta estrategia comercial tiene un lado muy peligroso: ya que es muy difícil entender para qué sirve cada módulo, hasta dónde llega y cuáles son sus alcances. Por eso durante el proyecto aparecen muchos costes ocultos importantes en un, suma y sigue de más módulos y contrataciones no previstas que incrementan el valor de la implantación. Es en este momento que te das cuenta de que la oferta inicial quedó desfasada.

Lo peor de todo es que si no compras los nuevos módulos, no conseguirás esa sistematización total de la empresa que se buscaba. Ese es el verdadero problema.

¿Cómo sistematizar una empresa para conseguir una visión global?

  1. Olvídate de los módulos. Toda la empresa debe estar gestionada, no unas áreas sí y otras no. Todas las áreas deben integrarse.
  2. Agrupa la información en el ERP. El sistema debe incorporar una documental que almacene cada documento en su lugar correspondiente.
  3. Ordena los procesos de la empresa. Vincula y conecta los procesos, recursos y áreas entre sí, secuenciando el paso entre cada una de ellas.
  4. No limites los usuarios. ¿Cómo vas a sistematizar y ordenar tu empresa si tienes la información y los procesos a medias?
  5. Elige proveedores con experiencia en tu sector. ¿Cómo van a sistematizar tu empresa si no saben cómo funciona cada área? Llegó la hora del conocimiento.
  6. Déjate guiar por los expertos. Ya saben que funciona y qué no. Adelantarás en las siguientes etapas y ahorrarás tiempo, disgustos y dinero. ¿Para qué correr riesgos?

¿Cuál es la diferencia en el coste de un módulo y de un ERP completo?

A la larga, implementar un ERP por módulos es mucho más caro, complicado y peligroso que implantar un ERP especializado en tu sector que cuente con todas las funcionalidades que tu empresa necesita.

Disminuye los riesgos con un ERP que esté especializado en tu sector y se implante al completo. Sin licencia por módulos y sin licencias por usuario. Solo así conseguirás la máxima seguridad en la gestión de tu empresa.