Si hay algo que está claro, es que todas las empresas quieren organizar y planificar sus procesos y recursos de la mejor forma posible. Sin embargo, cómo hacerlo o qué herramienta/s usar no es algo tan evidente.

Muchas veces se confunde el know how productivo de la empresa con su capacidad organizativa y de sistematización y son cosas completamente diferentes.

En este artículo analizaremos como se suele organizar una empresa, cuándo se empieza a “perder el control” y cuáles son las claves para organizar bien los procesos de una organización.

¿Conoces perfectamente cómo producir los mejores productos y servicios para tus clientes pero te cuenta mucho tener una visión global? ¿Sientes que tu empresa no está suficientemente organizada? ¿La información te llega demasiado tarde y no terminas de confiar en su fiabilidad? ¿Piensas que los recursos en obtener toda esa información se podrían utilizar mejor? ¿Estás en lo que deberías estar?

Descuida, muchas empresas pasan por esta situación. Para solucionarlo, piensa como organizas tus procesos y cuándo comenzó todo.

¿Cuándo comienzan los problemas de organización en una empresa?

Normalmente se origina cuando las empresas crecen y cambian, pasando de tener gerencias vinculadas a las operaciones del día a día que controlan y conocen todo lo que pasa,  a una situación en la que no puede mantener ese nivel de presencia, precisamente por ese mismo crecimiento.

Ante esta situación, todas las empresas hacen grandes esfuerzos por organizar sus procesos y retomar el control, esa forma ordenada de trabajo que tenía antes y que ha perdido; entre otras cosas, porque no tienen tiempo y porque la organización ahora es más compleja.

Mientras que la empresa no esté en posibilidad de optimizar sus operaciones y tomar decisiones acertadas, estará en un serio riesgo de perder competitividad.

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7 formas habituales de organizar una empresa

Hay varias formas de buscar resolver esta situación. Los siete escenarios habituales son:

1. Carpetas del servidor

2. Módulos para gestionar áreas concretas

3. Sistemas de gestión a medida

4. Consultores de organización y procesos

5. Construcción de bases de datos de áreas específicas

6. ERP estándar para su adaptación, desarrollos a medida y personalizaciones

7. ERP especializado en el sector de la empresa

A continuación te desgloso cada uno de ellos para que conozcas los pros y contras.

1. Mejorar la organización con carpetas del servidor

Hacer carpetas tipo Windows, ordenadas y codificadas.

Es muy habitual generar carpetas en un servidor donde se reúnen todos los archivos de forma organizada pero de forma manual. Por ejemplo, se crean carpetas de ofertas y subcarpetas para organizar toda la documentación. Después, una vez aceptados los presupuestos, se crean carpetas de pedidos con nuevas subcarpetas con el resto de los procesos de trabajo, como planos o certificaciones.  Y así, sucesivamente con todas las etapas de los trabajos.

Esta forma de organización intenta reproducir las secuencias y los pasos de trabajos pero es un trabajo muy manual que impide agrupar el criterio y la información, ya que no vincula el fin de un trabajo y el inicio de las acciones de una nueva área. Además, es necesario que se realice de forma muy cuidadosa para no evitar errores, y olvidos y, cuándo  más tiempo transcurre, más complicado se vuelve organizar y recuperar otras experiencias.

2. Búsqueda de Módulos o programas para áreas muy concretas

Solucionar problemas puntuales con programas para áreas muy concretas.

Conforme surgen los problemas de organización en las empresas, al mismo tiempo se buscan las soluciones puntuales a cada uno de las necesidades. Es tan similar  como las conocidas secuencias de acción y reacción. A cada problema que surge en la empresa, se le busca una solución inmediata que suele ser programas muy específicos y módulos.  Al principio parece que es lo lógico, que tiene sentido, pero tiene varios inconvenientes.

El principal inconveniente es la desvinculación de todas las áreas. Cada solución parcial proviene de un origen distinto, por lo que toda la información y los procesos están desconectados. No hay una solución que centralice todo, por lo que no existe visión global de nada y, cuando se necesita un estado de situación, un análisis real e inmediato o simplemente identificar la traza de dónde vino una operación y cómo se resolvió, es imposible de conseguir.

3. Sistemas de gestión a medida

Construcción de sistemas a medida a través de personal interno o externo.

Una de las opciones más comunes sucede cuando empresa contrata a técnicos informáticos para la creación de un software hecho a medida que solucione determinado problema. Esta forma de organizar la empresa tiene dos grandes problemas:

  1. La gerencia es experta en producir un producto o un servicio, pero no es necesariamente experta en resolver la sistematización. El técnico informático reproduce en códigos lo que le piden, siempre aporta criterios, pero está sujeto a instrucciones y, muchas veces, las instrucciones no son las más idóneas.
  2. El técnico tiene que tener la estabilidad en el tiempo para estar siempre disponible y para adaptar continuamente el software a las nuevas necesidades y tecnología.

4. Colaboración con consultores de organización y procesos

La búsqueda de consultores externos es una de las opciones recurridas, es decir, alguien con experiencia ayude a resolver un problema.

Además, siempre hay algún conocido que ha trabajado en este campo u organizado otras empresas. Se tienen reuniones con cada equipo de trabajo y se recaba toda la información, se diseñan los diagramas de flujos y se crean manuales de procedimientos. No es una mala idea, más personas que ayudan.

En esta ocasión, nos encontramos que el conocimiento para gestionar los procesos está por encima del mismo conocimiento del sector, pero en muchas ocasiones todo queda en teoría: Recomendaciones, pautas, diagramas, hojas de control manual y demás historias que quedan en el archivo ya que difícilmente se cumplen en la realidad, aunque el diagnóstico y las recomendaciones hayan sido acertadas.

¿Cuál es el motivo? No están respaldadas por un sistema, están definidas documentalmente o, en todo caso, la implementación requiere mucho esfuerzo adicional a las rutinas habituales.

5. Construcción de bases de datos de áreas específicas

Organizar la información de áreas específicas con bases de datos tipo Access.

Cuando no hay un sistema organizado es habitual intentar construir la información que se genera constantemente desde los fichajes, datos de producción y similares. Toda esta información debe ser almacenada en alguna parte y, normalmente, se crean pequeñas bases de datos para ello. Una vez organizados  los datos, se vuelcan a otros sistemas o al revés, reciben más información (dependiendo del caso) para buscar unificar los datos en un solo lugar y poder analizar los resultados. Se tratan de reproducir las ventajas del uso de un sistema sin tener un sistema que lo unifica todo.

Sin embargo, aquí nos encontramos con múltiples de problemas: bases de datos limitadas por años o por un determinado límite de datos, el trasvase de un lado a otro de los paquetes de información, la falta de seguridad en la información recibida y la recepción tardía de la información ya que no hay análisis en tiempo real.

6. ERP estándar para su adaptación y personalizaciones

Es la búsqueda de un sistema ERP existente (y con cierto renombre) y su posterior adaptación.

Esta es la vieja escuela, se venden estupendamente porque se piensa que la marca es sinónimo de garantía, algo que aparentemente da mucha seguridad. A principios de siglo XXI era la única salida, no había casi ERP o eran muy primitivos y de poco nivel de especialización. Por eso, había que pedir que lo personalizaran,  y ello trajo muchos desengaños, sobre todo, en casos complejos como los son las empresas industriales. De hecho, la mayoría de las personas conocen, directa o indirectamente, algún fracaso en sistematización de las áreas más importantes de una empresa.

Entre los más habituales:

  • Los sobrecostes y temidos costes ocultos en los proyectos de implantación.
  • Soluciones finales muy orientadas en las áreas financieras y contables y poco centradas en las demás áreas, muchas de ellas más importantes.
  • Consultores muy poco entendidos en las industrias complejas, con poco aporte de conocimiento y muchas ganas de hacer desarrollos.
  • Sistemas de mantenimientos complejos y difíciles de actualizar, ya que son únicos y contienen muchos problemas estructurales.

7. ERP especializado en el sector de la empresa

Buscar un sistema de gestión de recursos empresariales hecho exclusivamente para el sector de tu empresa.

¿Acaso no estamos en un mundo cada vez más especializado? Sí, esa es la tendencia mundial y el sector del software de gestión no debe estar fuera de esa tendencia. Por eso, actualmente es la forma más segura para organizar y planificar los recursos y procesos de una empresa.

Como Eduardo Sánchez dice en el libro Consejos prácticos para elegir un ERP con éxito: “Un proveedor que desarrolla un ERP vertical desarrolla una especialidad de determinado sector. Por eso, posee saberes o habilidades muy precisos sobre dicho sector. Estos profesionales crean un producto en cuya preparación sobresalen, ya que hay pocas personas que puedan ofrecer un software con el conocimiento que ellos han adquirido”.

Claves para organizar y planificar los procesos empresariales

Si quieres sistematizar toda la empresa para tener una visión global de todo lo que pasa, ahorrando tiempo y evitando problemas, te aconsejo que valores en qué momento se encuentra tu empresa. Piensa cuál es la forma que estáis utilizando actualmente para organizarla, que recursos utilizáis y cuáles son sus problemas.

Si estás convencido de que ha llegado el momento de iniciar el cambio, te doy las claves para elegir la herramienta que realmente necesita tu empresa.

Son tres los grandes pilares que brindan seguridad:

1

El software ERP está especializado en la gestión de tu sector y se implanta al completo. Nada de módulos o desarrollos a medida. Sistema ya hecho que funciona, además debe ser evolutivo y flexible a los cambios.

2

La metodología de implantación está especializada y guía a los usuarios paso a paso, incluyendo formaciones adaptadas al circuito funcional de la empresa para facilitar el aprendizaje del sistema.

3

El software está desarrollado por profesionales con conocimiento en los procesos de tu empresa y, además, te orientan por los mejores caminos funcionales, minimizando los riesgos y asegurando el éxito.