¿Todavía buscas hacer desarrollos a medida sobre un software ERP estándar en la implantación, en lugar de buscar sistemas que ya estén desarrollados, probados y con conocimiento sectorial?

Entonces, tienes que leer este artículo, créeme, va a resultarte de lo más interesante ya que te ofrecerá una perspectiva diferente.
Antes de nada, te pido respondas a estas 3 preguntas:

  • Cuando necesitas un nuevo electrodoméstico, como por ejemplo una nevera ¿piensas en inventarla y construirla o buscas una ya hecha que reúna las características que necesitas?
  • Cuando buscas un coche de montaña, ¿buscas un coche que ya esté diseñado y probado o te vas al fabricante diciéndole los requerimientos que quieres esperando que los añada a un turismo normal?
  • Si buscas un producto para limpiar los platos, ¿te pones a inventar fórmulas y hacer cálculos sin tener experiencia ni conocimiento (y mezclando productos posiblemente tóxicos) o compras un producto especializado como un lavavajillas?

¿Y por qué buscas un desarrollo a medida en la implantación de un ERP en vez de buscar una solución especializada ya hecha, probada y que funciona?

En este vídeo Alberto Arias te mostrará los 6 peligros a los que te enfrentarás si decides hacer desarrollos a medida en una implantación de ERP.  Al final, son los mismos peligros que si decidieras hacerte tu propia máquina. Esto es algo de lo que pocos te querrán hablar, pero es el principal problema y tienes que tenerlo en cuenta.

Lo cierto es que hay personas que piensan que su empresa es distinta, que nadie los va a entender porque trabajan de una forma tan particular que solo ellos pueden saber cómo resolver ese asunto y deciden asumir el riesgo de implementar un ERP a medida ya que creen que ni uno especializado les sirve.

Si eres de los que piensa que solo un ERP a medida puede ayudar a gestionar tu empresa, te enumero las preguntas que tendrás que contestarte si quieres afrontar la implantación de software de gestión a medida y asumir sus peligros.

1. Software ERP a medida: ¿Qué es y cuánto cuesta?

Un Software ERP a medida es un sistema de gestión que se desarrolla desde cero o adaptando uno estándar, con el objetivo de incorporar funcionalidades específicas que recojan la gestión de procesos especializados de la empresa.
Y ese sistema a desarrollar, ¿Cuánto cuesta? No se sabe nunca con certeza. No se puede anticipar este concepto porque no se ha producido el análisis.

Cualquier cálculo de presupuesto será falso porque no estará basado en ningún tipo de estudio real que lo soporte.

Si te quieres arriesgar a implementar un ERP hecho a medida, ten claro que lo harás sin tener una idea real de lo que gastarás.  Luego vienen los costes ocultos y las sorpresas económicas ya que siempre cuestan mucho dinero, más de lo previsto. Ya que a pesar de eso, en la mayoría de las ocasiones, los objetivos siguen sin cumplirse.

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2. ¿Cómo es la implantación de un software ERP a medida y personalizado?

No se puede implantar algo que no existe.
En todo caso, se implantarán las áreas disponibles estándar y el resto se pasarán a desarrollos.

La entrega de los desarrollos a medida es un verdadero dolor de cabeza. ¿El informático me entendió bien? ¿Cubrió todo lo esperado? ¿Tuvo muchos errores? ¿Tienes que seguir ampliando y modificando porque está todo incompleto? ?Cuánto tiempo demoró el desarrollo?

Todo este proceso es muy tedioso, costoso y agotador. Y, no sé si ya te has dado cuenta, pero se habla en todo momento del desarrollo y si ha sido acertado o no, pero nunca se habla de cómo van a interactuar los usuarios del sistema. Eso, que es lo más importante, pasó a segundo plano ya que eje principal será programar el software de gestión a medida.

Crear un proceso formativo guiado paso a paso orientando la herramienta a tus necesidades es imposible con un sistema que no existe.

De nada sirve un ERP si no te permite gestionar “todas” las áreas de tu empresa y, menos aún, si los usuarios no aprenden a utilizarlo en modo experto.

Cuanto el sistema no está desarrollado, la implantación consiste únicamente en programar el software ERP. Sin embargo cuando el ERP está especializado en tu sector, y trabajo se centrará en unificar todas las áreas de la empresa para tener una completa trazabilidad de los procesos, recuperando una visión global y conectada de toda la organización.

Y ahí está uno de los principales riesgos al contratar un sistema hecho a medida. La metodología debe orientar sobre los mejores caminos de gestión de una empresa según su sector, no debe consistir únicamente en programar códigos e instalar un software.

3. ¿Quién aporta el conocimiento y la experiencia?

¿El consultor sabe lo que necesitas o eres tú quien le propone la forma de trabajo? Si el consultor no es un especialista en tu sector ¿Qué crees que te va a aportar?

Si tienes un problema cardiaco no te examina el médico de cabecera, te deriva al especialista que, tras un análisis de tus síntomas y diversas pruebas, te ofrecerá un tratamiento conocido en base al conocimiento y experiencia de otros pacientes.

Implantar un ERP también debe contar con profesionales especialistas que hablen tu mismo idioma y que conozcan tus problemas antes que se los cuentes. Sólo entonces los técnicos analizarán tu empresa y con la ayuda del ERP especializado (la herramienta) organizarán los procesos.

Pero si el técnico no conoce tu sector, buscará apoyarse en ti, y esto suele traer problemas, ya que traslada la responsabilidad al “paciente” en lugar de proponer una correcta traducción de su modelo de trabajo hacia un sistema ERP. Esto se debe tener muy en cuenta porque es el origen de muchos fracasos.

La responsabilidad del resultado será de quien está pidiendo las mejoras y no sobre quién las ejecuta.

Tú serás el autor principal de la sistematización. Le dirás a un técnico informático qué es lo que quieres o te gustaría. El problema es que tú conoces de tu negocio pero no necesariamente conoces cómo sistematizarte. Son dos cosas completamente diferentes.

4. ¿Cuánto tiempo se tarda en hacer un programa de gestión específico?

Desarrollar un sistema pasa por distintas etapas. Se necesita análisis, planificación, costes añadidos, desarrollo, programación, pruebas y corrección de errores. Todo esto hasta que se compruebe que funciona, adaptaciones, versiones… y, por supuesto, instalar el sistema, incluir la información y que los usuarios aprendan a utilizar la herramienta. Todo ello necesita tiempo, ¿cuánto? eso es algo que nunca se sabe.

Cualquier cálculo de tiempo, y de costes, será erróneo porque no estará basado en ningún tipo de estudio real que lo soporte ¿No te parece que no hay nada más inseguro?

Seamos realistas, es muy difícil de estimar cuánto se va a tardar en cada fase o qué versión será la definitiva. En especial, si no es experto en tu sector y no hay un camino claro de lo que funciona y lo que no.

Y lo digo por experiencia. Nosotros somos especializados en 4 sectores y solo implantamos el sistema en esos 4 sectores y es por algo. Nos ha llevado años conseguir ese grado de especialización y ha habido mucho ensayo, prueba y error hasta lograr la capacidad de crear la herramienta  que sistematiza las empresas de esos 4 sectores.

5. Expectativa & Realidad ¿El resultado cumple los objetivos?

Seguro que te suena la frase de “si no lo veo, no lo creo”. En este caso no podrás ver absolutamente nada hasta que ya esté hecho ¿y qué garantía tienes de éxito?

Los resultados son muy inciertos y normalmente difieren de lo esperado. De hecho, suelen ser desarrollos superficiales, incompletos y poco conectados.

En la mayoría de las ocasiones no se logra sistematizar todas las áreas de la empresa, lo hacen con algunas pero no llegan a todo, créeme, es algo que vemos continuamente. De hecho, es difícil creer que alguien pueda hacer su propio desarrollo a medida y que se iguale a la excelencia de un sistema y robusto que está creado en base a la experiencia de años de trabajo, que evoluciona y que tiene resueltos por anticipado todos los problemas de tu sector.

Sí, sé que no es la primera vez que lo digo, pero la verdadera seguridad de una implantación está en disponer de sistemas especializados que no necesiten desarrollos a medida, contar con profesionales que te guíen y asesoren sobre cuáles son las formas correctas de organizar tus procesos y que te indiquen cómo trabajan otras empresas similares a la tuya para que te puedas comparar con ellos y aprovechar ese conocimiento.

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6. ¿Cómo evoluciona un software de gestión a medida?

Dependes en muy alto grado del desarrollador. Y esto realmente es un gran problema.

Si es un trabajador de la empresa, ten en cuenta que los informáticos están y no están. Mañana se va, por lo que sea y cargas con otra responsabilidad a cuestas.
Y si es una empresa consultora que tiene muchos ERP a medida y personalizados, todos distintos, ¿te imaginas el problema para organizar el soporte de tantas empresas diferentes?

Por dicho motivo, es muy difícil crecer y adaptarse a nuevas formas de trabajos y nuevas necesidades con estos sistemas. Cada vez que se piden mejoras y cambios suelen estar acompañadas de nuevas etapas de inestabilidad y por eso los proveedores de estas soluciones pondrán trabas para ello, es mucho trabajo y muchos problemas. Buscan estabilizar a los clientes para su propio equilibrio y evitan responder ante los cambios.

La realidad es que no se actualizan, por lo que se quedan obsoletos al día siguiente de su puesta en marcha. Está hecho para esa versión pasada o presente de la empresa, pero ¿qué pasa cuando la empresa crece, cambia o evoluciona? Que el sistema no sirve. Al final tienes un modelo a la medida del año  2018, que en el año 2022 no sirve para absolutamente nada. Sea por la obsolescencia, porque no termina de cumplir con tus objetivos, porque no va acorde con las nuevas necesidades de tu mercado, con las nuevas necesidades de hacienda, porque el informático ya no te da el soporte…. Pero siempre tienen fecha de caducidad.

Todo cambia continuamente y, para estar siempre preparados, lo mejor es un software que evolucione y esté en continuo crecimiento. No puedes permitirte quedar obsoleto.

Todo cambia continuamente y para estar siempre preparados, lo mejor es un software que evolucione como nosotros lo hacemos.

Existen alternativas a los desarrollos a medida

Si has llegado hasta aquí posiblemente estés pensando en cuál es la mejor alternativa, y estés evaluando los pros y contras. Existen otras alternativas y son mucho mejores porque reducen los riesgos de forma significativa.

Porque los productos, proyectos o servicios que ofreces sí son excepcionales y diferentes, sin embargo, las secuencias de la unificación de los procesos de trabajo de tu empresa son predecibles sectorialmente. De hecho, por eso nacieron los sistemas especializados y son los que te enseñarán la mejor dirección.

Los sistemas especializados son los nuevos caminos que existen y marcan la pauta de la verdadera evolución de las empresas que buscan unificar todos sus procesos en sistemas únicos. Investiga sobre ellos, aprende y ¡compruébalo! Realmente funcionan.