Si estás buscando un sistema ERP o crees que necesitarás uno dentro de un tiempo, este artículo te interesa. Ya que explicaremos qué es realmente un proyecto de implantación de ERP, qué elementos componen una buena implementación, qué importancia tiene la especialización o sectorización del software y cuáles son los principales motivos que llevan al fracaso de estos sistemas.

¿Qué se entiende por el proyecto de implantación de ERP y cómo influye la metodología? En la mayoría de las ocasiones se piensa que viene un consultor para analizar y realizar las personalizaciones y adecuaciones sobre el sistema.

Es como ir a fabricar con su metodología, desatendiendo las etapas de la puesta en marcha en el usuario final, que es el gran olvidado. El concepto es que todo gira alrededor del ERP, no de las necesidades reales de la empresa.

De hecho, si revisas toda la bibliografía del mercado sobre ERP, verás que en apartado de metodología está enfocada a cómo construir/adecuar el ERP, metodologías en cascada, agile, cómo recoger requisitos, etc.; nunca te informan de cómo poner en marcha el sistema, esa es la gran diferencia.

Pero, ¿eso es correcto? ¿Realmente funciona? No, no funciona. Al menos según nuestra experiencia.

En Synerplus estamos convencidos de que la metodología para implantar un ERP no debe estar orientada a cómo construir o desarrollar el sistema sino a cómo ponerlo en marcha y transformar a las empresas, procesos y personas.

Te pongo dos ejemplos para explicarte mejor nuestra idea y filosofía de trabajo:

1. Un fabricante de coches tiene un sistema y una metodología para fabricar, pero no para enseñar a conducirlos, eso se hace en una autoescuela, con metodologías progresivas (entre las que se encuentran clases, pruebas, exámenes) para que aprendamos a utilizar los vehículos y evitar al máximo los accidentes.

2. Ikea fabrica piezas de madera de distintos tamaños, tiene una metodología para fabricarlos. Pero además, te ofrece unas instrucciones, es decir la metodología, para que nosotros podamos construir fácilmente (según nuestra paciencia y habilidad) un mueble, como una mesa, siguiendo el «manual».

Siguiendo estos ejemplos, la metodología habitual plantea que el consultor vaya y tome nota para construir el coche o las piezas de madera de nuestros ejemplos.

Nosotros planteamos un gran cambio. Enfocarnos en el aprendizaje del sistema, no en fabricarlo. Volviendo a los dos ejemplos anteriores, sería la metodología para enseñar a conducir los coches de las autoescuelas o en las instrucciones para armar la mesa. Es decir, llevar paso a paso a los usuarios de un ERP especializado, para que lleguen a utilizar a fondo el sistema y le saquen el máximo partido.

No te conformes con grandes ERP en los que solo aprendes a hacer facturas y contabilizarlas, eso solo representa el 20% de tus procesos y el 80% restante está cogido con las uñas.

La metodología para implantar un ERP debe estar orientada a unificar todos los procesos y personas y llevar paso a paso a los usuarios de un ERP especializado, para que lleguen a utilizar a fondo el sistema y le saquen el máximo partido.

¿Qué construye una buena implantación de un ERP?

Existen dos grandes grupos que clasifican la forma de implantar un software ERP:

1. Metodología enfocada al desarrollo de códigos y personalizaciones (lo más conocido). El foco principal del proyecto es el desarrollo del sistema, no se centra en ponerlo en marcha en la empresa.

2. Metodología enfocada al usuario. Cómo utilizar la herramienta ERP y hacer que los usuarios la utilicen al máximo nivel en todas sus áreas, ¡OJO, no consiste solo dar formación! Pero eso lo veremos en un apartado posterior.

Piensa cuando conduces un coche, a ti no te interesa conocer cómo fabrican los motores y cuántas pruebas han realizado, lo que te interesa saber es cuál es su aceleración o qué seguridad tendrás ante una frenada. Lo mismo con el sistema para gestionar tus procesos, ¿verdad? 

Lo importante es conocer cómo van a organizarse los procesos y la información para tener todo conectado y cumplir con tus objetivos.

La base: ERP especializado ya desarrollado

Busca un ERP que exista y se cubra todas las áreas de trabajo de tu empresa, eso te evitará fabricarlo.

No solo te ahorrarás tiempo y dinero sino que te añadirá seguridad porque alguien lo ha construido anteriormente y funciona, en lugar de que te estén creando para ti.

Si te centras en construir algo (un coche, piezas de madera, un ERP), el foco de toda tu atención irá inevitablemente allí, en la fabricación y no estará en cómo hacer el mejor uso del producto o la herramienta. Este es un error fatal porque somos usuarios que tenemos como objetivo mejorar nuestra forma de trabajo, no somos desarrolladores.

Metodología: Implantación progresiva por sectores

Posiblemente no encuentres mucho material al respecto, sin embargo la especialización sectorial es algo que marca una gran diferencia.

Las secuencias de una implantación dependen del sector al que pertenezca la empresa a ser implantada.

De hecho eso es lo que hacemos en Synerplus cuando implantamos Selenne ERP. Estamos únicamente especializados en 4 sectores, industrias y empresas de proyectos, ingenierías, organismos de control e industrias químicas. Y tenemos una metodología por cada sector.
Es decir, una secuencia de pasos que responden a etapas lógicas y progresivas según el sector.

Para organizar los procesos de las empresas industriales se realizan secuencias muy definidas:

  • Se crean correctamente todos los artículos revisando la necesidad de cualificar artículos.
  • Se vinculan todas las propiedades (cómo costear, criterios de calidad, documental asociada, conversiones, comportamientos, etc.) Se definen los circuitos funcionales que organizan de forma flexible y completa todas las áreas.
  • Se realizan formaciones por etapas para que se aprenda a trabajar en todas las áreas: integración con los sistemas 3D, ofertas técnicas, cómo crear proyectos, activar órdenes de trabajo, planificar las necesidades de compra, planificar las operaciones y vincular las tareas con personas y máquinas, recoger tiempos desde móviles o de terminales, consumir materiales, almacenes y stocks mínimos, pedidos de cliente, certificaciones, así como el transversal financiero contable.

Para organizar los procesos de las industrias químicas se realizan secuencias muy definidas donde:

  • Se crean todos los componentes y materias primas. Se vinculan las conversiones físico-químicas.
  • Se definen y cargan las fórmulas finales e intermedias.
  • Se vinculan los números CAS con Chemeter para la obtención automática de cartas de portes y fichas técnicas.
  • Se generan las tarifas y políticas de Rappels y comisiones Se definen los circuitos funcionales que organizan de forma flexible y completa todas las áreas.
  • Se realizan formaciones por etapas para que se aprenda a trabajar la calidad y cuarentenas, realizar ofertas y presupuestos, generar y gestionar las órdenes de fabricación y las necesidades, los consumos de materiales, envasados y reenvasados, almacenes y stocks mínimos, pedidos de cliente, a utilizar el módulo transversal financiero-contable, etc.

Se crean estrategias definiendo los proyectos dentro del sistema así como las etapas prácticas para los usuarios. En estas secuencias se definen los circuitos funcionales para cada proyecto tipo y se generan las formaciones funcionales que ponen en marcha de forma flexible y completa todas las áreas de la ingeniería:

  • Trabajar con ofertas técnicas
  • Generar proyectos y sus Fases, certificaciones e hitos
  • Asignar responsables
  • Gestionar delegaciones
  • Activar órdenes de trabajo
  • Planificar las operaciones
  • Vincular las tareas con los técnicos
  • Recoger tiempos desde teléfonos móviles o desde sus propios terminales
  • Recoger todos los gastos y dietas vinculando la orden de trabajo. así como sobre la disposición del portal del técnico para solicitar vacaciones, incidencias
  • El completo transversal financiero-contable

Para estas empresas, lo primero es trabajar el sistema transversal donde se desarrollan todas las áreas de trabajo e inspección pero sin llegar a la misma inspección. Es muy importante:

  • Generar ofertas donde se incluyan todos los participantes (mantenedores, clientes, administradores de fincas, etc.)
  • Dar alta a los equipos, a las instalaciones y a los maestros
  • Generar y asignar los trabajos a cada inspector, teniendo en cuenta sus cualificaciones y disponibilidad; es decir, cómo planificar las operaciones y vincular las tareas con los técnicos.
  • Cómo recoger gastos y dietas desde teléfonos móviles y acceder al portal del técnico para solicitar vacaciones, incidencias, segundas inspecciones
  • Aprender el completo transversal administrativo y contable.

Y, una vez establecidos todos los trabajos transversales, iniciar los procesos de verticalización por cada área de inspección.

Procesos formativos sectoriales progresivos

Como decía anteriormente, el proyecto de implantación no es dar formación del software, o no es solo eso únicamente.

Formar sobre el software es parte del proyecto de implantación de un ERP, pero una buena metodología de implantación incorpora otros elementos: análisis, estrategia de artículos, circuitos dinámicos, pruebas, etapa hotline, etc.

Eso sí, un buen proceso formativo es imprescindible para una buena implantación, ya que ¿cómo se usa el software si no se enseña a utilizarlo?

De nada servirían las etapas del proyecto si no se aprende a utilizar el sistema y como llevar la teoría a la práctica.

¿Cómo se genera un proceso formativo para que sea efectivo?

Una buena formación se sustenta en cuatro pilares:

  • Disponiendo de temarios completos y especializados para cada sector.
  • Definiendo objetivos concretos para cada usuario y entregando tareas a cumplimentar.
  • Impartiendo los contenidos de forma progresiva y conceptual.
  • Contando con profesionales que apliquen los conocimientos prácticos de cada sector.

Para ello, es necesario tener un ERP completo y especializado que resuelve todos los problemas habituales de un sector específico. Si el ERP no está previamente creado o no está orientado a tu sector, no es posible preparar las temáticas. Cuando se producen los desarrollos a medida, muchas personalizaciones o consultores que no conocen cómo funciona tu sector, las formaciones no tienen otra opción que improvisarse sobre la marcha. Ese es el problema.

Si el ERP no está desarrollado no hay temario posible, no hay caminos funcionales por los que llevar según experiencias pasadas, no hay etapas definidas según los objetivos. No hay nada que permite prepararse o anticiparse.

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El equipo: Rol del implantador

Analizar el rol del implantador es muy importante. Nunca debe pasarse por alto. Para ello, plantearemos unos pequeños ejemplos que clarifican el rol del proveedor y sus consecuencias:

1. ¿Cuál es el rol de un médico o de un abogado?

Cuando vas a un abogado o un médico, le cuentas tus problemas y son ellos quienes te ofrecen soluciones y alternativas. No sería normal que le dictes la solución a estos profesionales, ellos te indican el procedimiento a seguir.

2. ¿Cuál es el rol de un fontanero?

Un fontanero no necesita de ti para nada, realiza su trabajo prácticamente sin necesidad de la ayuda del cliente, salvo para pagarle y decirles qué necesitas, una bomba de calor, una instalación de un nuevo grifo, etc.

3. ¿Y el rol de una universidad o una autoescuela?

Estas organizaciones se centran en el aprendizaje, por eso tienen temarios organizados y brindan a los alumnos un conocimiento por cursos y luego solicitan a los alumnos tareas y exámenes para comprobar que se ha entendido.

      ¿De estas tres alternativas cuál crees que debe ser la ideal para una implantación?

1. Médico/abogado

Son servicios expertos unidireccionales. Ellos dictan y el cliente acata. Las implantaciones de este tipo, a pesar de que se aplican en algunos sistemas de gestión, son muy impositivas y, como no hay diálogo, solo diagnóstico unilateral, el porcentaje de éxito es muy limitado.

2. Fontanero

Es un profesional que despliega al sistema y brinda ciertas directrices para el uso pero hay poco más. Es muy cómodo para los clientes porque no se fuerza a trabajar de verdad en el sistema, pero tampoco aprenden. Este rol es muy común en implantaciones que fracasan.

3. Universidad/autoescuela

Organizan y brindan el conocimiento por cada área, solicitan respuestas de los clientes, además de la elaboración de tareas y pruebas que aseguren que se ha entendido la materia. Sistematizar la empresa es tarea de todos, no sólo de quien implanta.

¿Qué requisitos y conocimientos necesita el implantador para poder realizar una buena implantación?

Un buen implantador tiene profundos conocimientos sectoriales. Por ello, debe tener una importante experiencia de cuáles son los principales objetivos y problemas que afronta cada sector de forma muy concreta.
Hay que diferenciar las áreas de negocio especializadas (fabricación, proyectos, químicas, ingenierías, organismos de control) de las estrictamente administrativas y contables, que son muy similares para todos.

Disponer de estos conocimientos sectoriales y genéricos permitirán, crear un buen sistema, crear buenos contenidos sectoriales, especializarse en la formación, evitar problemas previsibles, diseñar procedimientos y secuencias de implantación; en suma garantizar una implantación segura y completa.

En conclusión: Un software sectorial, metodología especializada, formaciones específicas y progresivas y un equipo implantador con experiencia y conocimiento son los principales elementos que constituyen una buena implantación de ERP. Sin ellos, el proyecto está en peligro

Recuerda que un ERP, cuánto más completo, más seguro.

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