Los procesos de compras en las Industrias Químicas

Procesos de compras

Selenne ERP dispone de todos los procesos de compras que necesita una industria química. Las funcionalidades normales (solicitudes internas, ofertas de proveedor y pedidos de compra) están disponibles. Además, están debidamente enlazadas con todo el circuito de trabajo.

Lo más importante de las compras es que no son entidades aisladas que simplemente te permiten realizar un pedido. La verdadera profundidad se encuentra en la vinculación de las necesidades de la fabricación (todos los materiales y suministros) con los inventarios, stocks mínimos y máximos con los procesos de compra. De esta forma, Selenne erp puede unificar todas las materias primas que están contenidas en una fórmula o un granel para ser producido, y generar los cálculos de requerimientos teniendo en consideración si hay disponibilidad, productos reservados o necesidades previstas. Disponemos de un completo sistema automatizado para agilizar este tipo de acciones.

Integra en un solo entorno múltiples áreas donde concurre la información vital para las compras. Una parte de la complejidad en las compras se basa en la necesidad de gestionar los requerimientos de producción sobre formulaciones que contienen, a su vez, otras estructuras de fórmulas intermedias para ser fabricados en tiempos definidos. Y vincularlos con sus existencias reales y reservadas, períodos medios de recepción de los suministros y materias primas.

Otra perspectiva compleja de las compras está basada en el abastecimiento de materias primas de importación cuyos períodos de abastecimiento son largos y es importante conocer con tiempo su nivel de aprovisionamiento.

Nuestro foco de trabajo especializado sobre muchas Industrias químicas nos permite tener una experiencia acumulada mucho más avanzada que la que podrías adquirir por tus propios medios. Conocemos los problemas típicos y cómo resolverlos.

Flexibilidad de procesos

Selenne erp adapta tus procesos de compras con la máxima flexibilidad sin necesidad de realizar desarrollos.

Trabajamos con ciclos abiertos y adaptados a tu forma de trabajo, no la pretendemos modificar, sino sistematizar tus compras organizando los procesos dentro de un ERP.

Existen muchos caminos como agrupar necesidades de los distintos graneles y órdenes de trabajo, pudiendo nacer desde una solicitud interna, desde una oferta de precios o directamente realizar un pedido a proveedor.

Además, se pueden prever necesidades mínimas basadas en los históricos anteriores. Y, por supuesto, en este sistema ERP para industrias químicas también pueden realizarse compras libres por solicitud de almacén o criterios de seguridad.

El paso entre ciclos se realiza al nivel de grano más fino posible, posibilitando por extensión una agilidad completa en la logística de todas las compras. Además, una línea de un pedido (oferta, albarán, etc.) puede ser recibida parcialmente (o pedida, facturada, etc.), de forma que tan sólo queden pendientes las unidades que logísticamente aún no han sido gestionadas. Y existe la posibilidad de darlas por finalizadas en ese paso, o bien hacerlas continuar en ciclos posteriores.

Los detalles (líneas) de cada paso del workflow o ciclo disponen de elementos logísticos, tales como valoraciones de calidad, fechas previstas de entrega, fechas reales de recepción, destino de la compra (un trabajo en concreto, un proyecto, una fase productiva), etc. Todos los cálculos de importes se realizan a nivel de detalle (línea), lo que permite una distribución contable absoluta a nivel de cuentas, centros de coste, impuestos, etc., en base a las referencias que participan en cada proceso de compra.

Gestión de proveedores

Control total sobre las acciones de compra realizadas a los proveedores. Evalúa la calidad del proveedor y ten una visión completa sobre las operaciones realizadas, homologaciones de proveedor, contactos, actividades, fechas previstas de entrega por pedido…

También puedes gestionar las alertas, idiomas, monedas (en caso de proveedores extranjeros), grupos de proveedores, Rappels y todas las configuraciones fiscales. Adicionalmente a los reportes y analíticas configurados, se permite una completa información de situación detallada para cada proveedor, evitando una constante necesidad de solicitud de informes.

Todo ello, con autonomía por parte del usuario a la hora de filtrar u organizar la información. Además de ser fácilmente exportable a excel.

Ofertas de compra

Las Ofertas de compras son las peticiones de precios realizadas a los proveedores. Pueden realizarse de forma individual o múltiple.

Ya que, este sistema de gestión incorpora con herramientas que permiten enviar masivamente estas peticiones.

Además de los precios, las Ofertas de compra de las industrias químicas deben contener todas las características deseadas como la fecha prevista de entrega y similares. En el área de ofertas/solicitudes a proveedor de Selenne ERP puedes confeccionar de forma automatizada una misma solicitud de precios a varios proveedores.

Así te despides de replicar varias veces el mismo trabajo, con el consiguiente ahorro de tiempo en la transacción y gestión que eso supone, y se evitan errores humanos intermedios.

Catálogo de proveedores

El catálogo de proveedores permite centralizar los artículos de compra con tus propias referencias, sin tener que depender de los artículos comerciales de cada proveedor. Usa tus referencias de materias primas y vincula esa referencia con los códigos y nombres de cada proveedor. Indica, además, sus precios, características técnicas, fechas de entrega.

Esta potente funcionalidad del ERP facilita el proceso de compras en las Industrias Químicas. Cada referencia/descripción de la empresa pueda asociarse a la nomenclatura/ referencia/descripción del proveedor, evitando así la rotura del ciclo de vida del artículo y la necesidad de crear tantas referencias internas como referencias de proveedor se dispongan para un mismo producto.

Solicitudes de compras en ERP Industrias Químicas

Las solicitudes de compra son aquellas peticiones realizadas por los trabajadores al departamento o al personal responsable de las compras.

Pueden provenir de una necesidad libre, estar vinculadas a un proyecto de fabricación o una necesidad de almacén.

Las solicitudes de compra no tienen ningún contacto con los proveedores, solo tiene la funcionalidad de canalizar las necesidades. Es decir, son solicitudes de carácter interno realizadas a la persona o personas encargadas de tramitarlas.

Pedidos de compra

Un pedido de compra puede provenir desde un pedido de fabricación, desde una orden de trabajo, desde una programación independiente de cualquier proceso o desde la necesidad de un almacén. Tampoco tiene que tener previamente una Oferta de Proveedor que la respalde.

Los pedidos de compra se pueden parametrizar para un uso específico o para responder de forma inmediata ante una necesidad en este sistema vertical para Industria Química.

Comparador de ofertas

El Comparador de ofertas de este software ERP para Industrias Químicas facilita la toma de decisiones de las compras.

Una vez recibidas las Ofertas de proveedor se incorpora toda la información y un comparador, realizado para elegir la mejor opción, te mostrará el mejor precio y las mejores condiciones, sugiriendo una elección.

Además, si se realiza una compra de esta interfaz, automáticamente se cierran el resto de Ofertas, llevándolas a fin de ciclo.

Timeline de compras

Si necesitas conocer, de un solo vistazo, cuál es el estado de tus actividades desde una perspectiva global, Selenne ERP ofrece el Timeline.

Una herramienta que muestra una línea temporal sobre la que se van representando, en los distintos puntos temporales, las solicitudes de compra pendientes, entregas previstas, operaciones pendientes de realizar, entregas de proveedor pendientes de facturar, entregas a cliente, facturas pendientes de emitir a cliente, etc.

Todo ello, con una semántica e intuitiva capa de interpretación basada en colores y posiciones, de forma que puedes, de un único vistazo, identificar puntos críticos de su proyecto y actuar sobre ellos de forma proactiva.

En definitiva, el Timeline de Compras de Selenne ERP Industrias Químicas es una potente herramienta que permite identificar el estado de cada necesidad en cada momento, identificando, además, si la necesidad está vinculada a algún proceso. A través del estado de la necesidad se conoce si hay una actuación en marcha, si se ha realizado una solicitud interna, una oferta de proveedores, si hay un pedido de venta, si hay un albarán de compra de recepción, las carencias que el sistema ofrece para la compra, si el material está reservado…

Toda la información de un simple vistazo, como un Cuadro de control total.

Envíos de ofertas de compra

Enviar masivamente ofertas de compra a múltiples proveedores seleccionados es muy sencillo con Selenne ERP Industrias Químicas. Sólo hay que seleccionar el origen de la necesidad y seleccionar los proveedores. De esta forma se enviará un email individual que incluirá tus formatos personalizados. También pueden incorporar firma digital, así como adjuntar todo tipo de documentos, archivos y condiciones especiales.

Envíos de pedidos de compra

Podrás enviar directamente un pedido de compra a través de un email. Además, dispondrás de Firma digital para el email o el documento enviado.

En un pedido se deberán cumplimentar todas las condiciones de entrega y, sobre todo, las fechas previstas de recepción si se desea gestionar con una alerta para verificar que el pedido se recibe en el tiempo programado.

ERP con compras para almacén de Industrias Químicas

Muchas industrias químicas se abastecen con compras basadas en previsiones, stocks mínimos y, sobre todo, por los largos periodos de importación de algunas materias primas o simplemente por tener la seguridad con el abastecimiento en materias primas sensibles.

Selenne ERP responde a necesidades reales y cotidianas.

Calidad de proveedores

Evaluación de proveedores, fechas de homologación, fechas de expiración de las homologaciones. También creación de alertas para informar al departamento de compras, certificaciones de proveedores, valoración de parámetros, pedidos a prueba, calificación de cumplimiento a plazo y calidad de producto.

Fechas de entrega previstas

Deja los trabajos operativos para el software de gestión. Como la Fecha de entrega prevista, la fecha de entrega confirmada, si alguien se olvidó de registrarla…

Selenne ERP te avisa de todo. Como los pedidos de compra que no tienen fechas de entrega definidas. Asegura tus recepciones y controla tus procesos.

Validación de una compra

Las compras pueden se validadas de forma total o parcial. Es decir, totalmente, o validar sólo aquellas que superen determinados importes configurados.

Como, por ejemplo, límites en importes de compras que requieren ser validados como posibilidad añadida para gestionar las compras y mantener el control.

¿Trabajar con cuarentenas?

A la recepción de las materias primas podrás decidir cuál de ellas deseas que pasen por cuarentena. Y, tras la revisión de la persona encargada, liberar dichas materias primas.

Esta es una configuración de Selenne ERP que decide qué producto entra en cuarentena y que parámetros debe satisfacer para su liberación.

Programación de entregas

Nunca fue tan fácil conocer qué materiales están previstos para ser recepcionados en los próximos días. Podrás conocer todo que debe llegar mañana o la próxima semana.

Así, puedes asegurar todos los pedidos de compra pendientes de recibir. Además de contactar con los proveedores si es necesario.

Recepciones parciales

Como es normal, una recepción puede ser total o parcial. Con la recepción de un pedido de compra, las cantidades solicitadas pueden o no coincidir con la entrega.

Selenne ERP permite la recepción de múltiples formas, incluyendo recepciones posteriores o dar “fin de ciclo” a los restos pendientes.

Recepción y calidad

La configuración de los parámetros de Calidad es una importante ventaja de Selenne ERP.

Podrás crear todos aquellos parámetros que te hagan falta y vincular cada uno de ello a tus productos de compra o de venta. Además de indicar si son o no son obligatorios y los rangos técnicos requeridos.

Calidad y cuarentenas

¿Qué pasa cuando un parámetro obligatorio no cumple con las características señaladas? Selenne ERP lo deja en cuarentena y aislado de la disponibilidad para uso, indicando a Calidad una tarea de revisión.

Cada empresa podrá decidir su propio circuito funcional y de qué forma desea resolver las entradas de sus materias primas.

Pre-albaranes de compras

Recibe de inmediato todas tus compras y al recepcionar una entrada, deja registrado un pre-albarán con todos los datos del mismo. Así se permite la inmediata disponibilidad para incorporarse al proceso productivo o, en todo caso, para pasar por Calidad.

De esta forma, el departamento de administración puede disponer de los datos de la entrada real y compararla cuando llegue la factura del proveedor.

Decide tu circuito de compras

¿Cuándo se debe comprar? ¿Hay encargados de compras? ¿Requiere autorización? ¿Hay importes máximas autorizadas para validar? ¿Son importantes los stocks mínimos para las compras? ¿Comprarás por stock mínimo o de acuerdo a una previsión de ventas? ¿Siempre se hace ofertas de proveedores? Tú decides tu circuito de compras.

Comprar desde una O.T.

Las industrias químicas pueden realizar sus compras antes de fabricar. Solo hay que indicarlo en el software ERP antes de lanzar las OT. De esta forma, en la propia planificación de la fabricación de los graneles pueden iniciarse los procesos de compras. De esta forma nos aseguramos de que tenemos stock suficiente para producir.

Comprar desde un pedido

En Selenne ERP Industrias Químicas pueden realizarse las compras desde distintos puntos del circuito de la empresa, ya sea una oferta, pedido, fabricación, almacenes… Cuando una empresa registra los pedidos de los clientes puede agrupar los materiales de los distintos pedidos y hacer estimaciones del stock necesario para fabricar los productos.